Informeer belanghebbenden

Rondom het thema Duurzame Inzetbaarheid

Wanneer binnen een organisatie een verandering wordt ingezet, is het belangrijk om de organisatie hierin mee te nemen. Een voorbeeld van een verandering is een besluit rondom het thema Duurzame Inzetbaarheid. Voorbeelden hiervan zijn het invoeren van individuele gesprekken met de medewerkers of het inrichten van een mobiliteitscentrum. Door gebruik te maken van goed stakeholdermanagement kan een gedragen verandering worden gerealiseerd.

Het stakeholdermanagement wordt op de volgende manier georganiseerd:

Stap 1: Identificeer je stakeholders

Maak een lijst (in Excel) waarin je alle belanghebbenden bij de verandering identificeert. Het kan handig zijn om verschillende personen uit de organisatie te vragen om deze lijst aan te vullen. Hierdoor wordt de kans zo klein mogelijk gehouden dat iemand niet op de lijst staat. Stakeholders bevinden zich in iedere laag binnen en buiten de organisatie.

Stap 2: Categoriseer je stakeholders

De verschillende belanghebbenden op de lijst van stap 1 worden in categorieën ingedeeld. Voorbeelden hiervan zijn: management, HR business partners, objectleiders, schoonmakers of de opdrachtgever.

Stap 3: Prioriteer stakeholders

Voor de prioriteren van de stakeholders kan gebruik worden gemaakt van onderstaande figuur.
Prioritering vindt plaats aan de hand van twee criteria:

  • Invloed: Hierbij staat centraal hoeveel invloed de belanghebbende heeft binnen de organisatie en meer specifiek op het besluit.
  • Belang: Het gaat hierbij om het belang dat de stakeholder bij het project heeft. Het belang is bijvoorbeeld afhankelijk van de baat of hinder die de belanghebbende bij de verandering zal ondervinden.

Afhankelijk van het belang en invloed prioriteer je de groep in de categorie toeschouwer, geïnteresseerde, beïnvloeder en sleutelfiguur.

Stap 4: Bepaal stakeholders aanpak

Iedere categorie stakeholder dient op een andere manier te worden behandeld. Hiervoor kunnen verschillende tools worden ingezet. Houdt hierbij ook rekening met de relaties tussen bepaalde stakesholders. Zij beïnvloeden elkaar namelijk ook.

Hieronder kan een lijst van tools worden gevonden die kan worden ingezet. Deze lijst dient als inspiratie, maar is situatie afhankelijk:

  • Update meetings op regelmatige basis (digitaal of live)
  • Nieuwsbrief versturen per mail (wekelijk/maandelijks)
  • Intranet
  • Social media, zoals een Facebook groep.
  • Kick-off (digitaal of live)
  • Posters op objecten

Deze tools kunnen in een tijdsplanning worden opgenomen, zodat in één overzicht duidelijk is wie wanneer wordt geïnformeerd/betrokken. Een dergelijke tijdsplanning kan, indien beschikbaar, worden afgestemd met een communicatie afdeling.