Uw pensioenadministratie: klaar voor 2016?

28 July 2015

Als werkgever moet u maandelijks een opgave van loon en premies doen voor uw werknemers bij het pensioenfonds voor de schoonmaakbranche). Vanaf 1 januari 2016 verandert de wijze waarop de premies worden geïnd. Het nieuwe systeem heet PRINS (Premie Inning Systematiek). APG int de pensioen- en RAS premies namens het pensioenfonds schoonmaak. Begin 2015, in april, sprak OSB met program manager externe relaties bij APG Milo Nasole over het nieuwe proces voor de opgave Loon en Premie. Nasole zorgt voor de begeleiding bij de implementatie van het systeem. Uit dat gesprek werd duidelijk wat de voordelen en verschillen zijn tussen het huidige en nieuwe systeem. Ook werd duidelijk wat u precies moeten doen om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen.* Afgelopen donderdag – 16 juli – sprak OSB weer met Nasole over de voortgang. Hierbij een update met de laatste stand van zaken.

Drie maanden verder: wat is er gebeurd?

Nasole: ‘We hebben een groot aantal schoonmaak- en glazenwasserbedrijven die OSB-lid zijn informatie gegeven over de nieuwe werkwijze.’ APG was namelijk bij alle regiobijeenkomsten van OSB om leden te informeren over het nieuwe premie inning systeem. ‘Het doel is hen te informeren en te activeren. Het is belangrijk goed voorbereid te zijn, zodat de omschakeling goed verloopt.’

Het nieuwe systeem dient te worden ingebed in de systemen binnen de schoonmaak- en glazenwasserbranche. Softwareleveranciers worden nauw betrokken en zijn nu druk aan het bouwen en aan het testen. Het doel is het nieuwe systeem geschikt te maken voor de systemen binnen de schoonmaak- en glazenwasserbranche. ‘Dit kost veel tijd, omdat het zorgvuldig moet gebeuren,’ vertelt Nasole. ‘Werkgevers moeten zich hier ook van bewust zijn, omdat hun systeem gekoppeld moeten worden aan het nieuwe PRINS.’

Het is lastig om alle werkgevers binnen de schoonmaak- en glazenwasserbranche te bereiken zegt Nasole. Brancheorganisatie OSB heeft iets meer dan 320 leden. Er zijn echter maar liefst 3200 schoonmaak- en glazenwasserwerkgevers, die APG wil bereiken. ‘Daarom voegen we in al onze communicatie, via de site en alle correspondentie, informatie toe over het nieuwe systeem.’ Nasole benadrukt dat hij positief is over de rol van OSB bij de invoering van het nieuwe systeem: ‘Het is opvallend hoe actief de branche meedenkt, dat werkt motiverend.’

Nieuw! Directe communicatie & snellere controles

Nu gaat alle communicatie over de opgave van loon en premie per mail of brief. Vanaf 1-1-2016 komt er echter een online self service portaal bij. Nadat men is ingelogd met aansluitnummer en naam van de organisatie komt de werkgever op zijn eigen pagina met gegevens terecht. ‘Het proces wordt korter en controles sneller. Voorheen duurde het 10 dagen voordat we inhoudelijk de premie controle konden uitvoeren. Vanaf 1-1-2016 kan dit al binnen 1-2 werkdagen,’ legt Nasole uit.

Nieuw in het systeem is dat er ingevuld moet worden wat iemands rol is. Dit is opgesplitst in 3 vragen: wie levert de gegevens aan, wie is verantwoordelijk voor de financiële administratie en wie voor de loonadministratie? ‘Als we dit weten gaat de communicatie nog sneller. We kunnen direct met de juiste persoon communiceren als er een vraag is.’ Zijn deze gegevens niet juist bij APG geregistreerd dan kan de aanlevering van loon- en premiegegevens mogelijk blokkeren. Dit is heel eenvoudig in te vullen op administratienetschoonmaak.nl zegt Nasole. ‘Je vult eerst je aansluitnummer van de organisatie in en de postcode. Daarna kun je direct alle gegevens updaten.’

Deadline 1-1-2016: Kom in actie!

De werknemer merkt niets van de overgang naar het nieuwe premie inning systeem. De enige die er iets van merkt is de werkgever, die wellicht een nieuwe module dient toe te voegen aan zijn huidige softwarepakket.

De uiterste deadline om alles op orde te hebben is 1-1-2016. Nasole sluit daarom af met een dringend appel: ‘U dient – wil alles in het systeem werken – uw software leverancier tijdig informeren. Het is cruciaal om uw gegevens up to date te hebben op 1-1-2016. Men kan vanaf begin volgend jaar namelijk niet meer in het oude systeem werken. Kom dus tijdig in actie!’

Update gegevens in 3 stappen

Volg voor de juiste aanlevering van uw administratie dit eenvoudige stappenplan:

  1. Controleer uw bedrijfsgegevens
    Het is belangrijk dat uitvoeringsorganisatie APG de juiste gegevens heeft van de mensen en/of instanties die de premies en gegevens leveren. Alleen als die bij APG bekend zijn, kan uw pensioenaangifte correct worden verwerkt. Hieronder leest u hoe u de juiste gegevens aan APG door kunt geven. Dit kost u hooguit 3 minuten.
  2. Machtig de juiste personen
    Geef aan wie gemachtigd is om de OLP te verzorgen. Ook als u dat zelf doet. Het is belangrijk dat wij de juiste gegevens van u hebben. Geef aan APG door wie gemachtigd is om uw aangifte te verzorgen. Ook als u dat zelf bent, of een medewerker van uw bedrijf.
  3. De juiste software
    Levert u gegevens aan via een softwarepakket? Vraag dan na bij uw softwareleverancier wanneer u software-updates krijgt. Als u software niet wordt aangepast, kunt u ook niet aanleveren.

*Kijk op www.osb.nl/blog/2015/04/13/verwerking-pensioengegevens-nog-veiliger-en-accurater/om het artikel van april 2015 te lezen.

Kijk ook op:
www.pensioenschoonmaak.nl
www.administratienet.nl

Bron: http://www.osb.nl/blog/2015/07/28/uw-pensioenadministratie-klaar-voor-2016/