Ontvangst van een ziekmelding:

Dit zijn de benodigde acties werkgever bij de Eerste Dag van ziekmelding

Ontvangst van de ziekmelding: het gesprek

• Je moet de ziekmelding accepteren
• Noteer de datum en tijd van de ziekmelding.
• Vraag naar hoelang de medewerker verwacht arbeidsongeschikt te blijven.
• Vraag of je medewerker wil delen wat er mankeert.
• Vraag of de arbeidsongeschiktheid verband houdt met een arbeidsongeval. Of dat er sprake is van zwangerschap, bevalling of orgaandonatie.
• Vraag of er sprake is van een verkeersongeval. Hierbij kan de schade verhaald worden op de veroorzaker.
• Weet wat je NIET mag vragen als je een ziekmelding aanneemt:
  – Medische details: je mag niet vragen naar de aard en oorzaak van de arbeidsongeschiktheid. Jouw medewerker heeft het recht om zijn ziektebeeld niet te melden.
  – Je mag geen diagnose stellen, behandeling voorstellen of waardeoordeel uitspreken over de klachten die je medewerker ervaart.
  – Je mag niet vragen of je medewerker een vrije dag opneemt.
• Weet wat je WEL mag vragen:
  – Je mag wel vragen of jouw medewerker met jou wil delen wat er mankeert.
  – Je mag wel vragen of de oorzaak een bedrijfsongeval is.
  – Je mag wel vragen of sprake is van een zwangerschap, bevalling of orgaandonatie.

Bevestiging

• Accepteer de ziekmelding. Als je wil kun je de ontvangst ervan aan de medewerker bevestigen. Dit is echter niet verplicht.
• Maak een concrete afspraak om elkaar weer te spreken als hij/zij zich nog niet beter heeft gemeld. Het exacte aantal dagen spreek je af met jouw medewerker. Dit is mede afhankelijk van de situatie van jouw medewerker. Ook spreek je af wie initiatief neemt.
• Informeer de medewerker over het verdere proces (3, 4, 5 en 6).

Registratie

Registreer de ziekmelding in het verzuimsysteem.

Communicatie met de bedrijfsarts of Arbodienstverlener

• Als je verwacht dat een medewerker langere tijd ziek blijft, meld je dit bij de bedrijfsarts of Arbodienstverlener.
Dit geldt ook bij (bedrijfs)ongevallen met letsel.
• In andere situaties doe je dat alleen als dat past binnen het verzuimbeleid van je organisatie.
• Meld de ziekmelding bij voorkeur binnen een week. De bedrijfsarts is namelijk de enige die bevoegd is om de medische situatie van de medewerker te beoordelen. Jij mag als werkgever geen medische informatie vragen of opslaan.
• In sommige gevallen moet je de ziekmelding al op dag 1 doorgeven — bijvoorbeeld als dat is afgesproken met de bedrijfsarts of vereist wordt door een verzuimverzekering.

Documentatie

• Houd documentatie bij van het verloop van het re-integratieproces en communicatie hierover.
• Neem dit in een apart dossier per medewerker op.

Vervanging en informeren van collega’s

Als werkgever regel jij de vervanging en informeer jij de collega’s

• Werkgever regelt vervanging van de arbeidsongeschikte medewerker.
• Werkgever informeert de collega’s dat de medewerker arbeidsongeschikt is.
• Werkgever informeert de collega’s over het aantal dagen dat medewerker voorlopig arbeidsongeschikt is.
• Werkgever informeert de collega’s of er vervanging is geregeld.
• Werkgever informeert de collega’s hoe laat zij de vervanger kunnen verwachten.

Informeren van de opdrachtgever

Als werkgever informeer jij de opdrachtgever

• Werkgever informeert de opdrachtgever voor zover hierover afspraken met de opdrachtgever zijn gemaakt.
• Werkgever informeert de opdrachtgever dat de medewerker arbeidsongeschikt is.
• Werkgever informeert de opdrachtgever of vervanging is geregeld.
• Werkgever informeert de opdrachtgever hoe laat hij de vervanger kan verwachten.

* Sommige arbodiensten (en/of verzekeraars) willen (nadrukkelijk) dat je alle ziekmeldingen doorgeeft aan de Arbodienst. Ook het kort verzuim. Dit is goed voor een kloppende ziekteverzuimadministratie bij de Arbodienst en dus van je organisatie. Het nadeel kan zijn dat de arbodienst direct aan de slag gaat met deze ziekmelding. Dat laatste is niet in alle gevallen nodig. 
Als je besluit de ziekmelding toch door te geven kun je als volgt te werk gaan: meld achteraf in het Arboportaal de medewerker alsnog arbeidsongeschikt. Je vermeldt dan dus achteraf de datum van de 1ste verzuimdag. Tegelijkertijd meld je de medewerker hersteld met een hersteldatum. Op deze manier komen al je ziekmeldingen bij de arbodienst (en/of verzekeraar). Houd er rekening mee dat dit van invloed kan zijn op je verzekeringspremie.