Een open gesprek kan het beste gevoerd worden met open vragen. Dit zijn vragen die starten met wie, wat, waar, wanneer, hoe. Deze vragen kunnen niet met ja of nee beantwoord worden. Open vragen helpen je medewerker om actief mee te denken over de situatie en de volgende stappen. Ze geven regie aan de medewerker en kunnen waardevolle informatie opleveren.

Richtlijnen voor een open gesprek

Hieronder zie je een vragen die je kunt stellen in een open gesprek met aandacht voor elkaar.

• Hoe gaat het met je?
  Hiermee toon je interesse in je medewerker.
• Kun je je werk volledig hervatten als je morgen wakker wordt en je mankeert niets meer/je medische problemen zijn 100% verdwenen?
  Deze vraag wordt ook wel ‘de gouden vraag’ genoemd. Met het antwoord op de vraag kom je te weten of de ziekmelding te maken heeft met problemen op het werk of in de privé situatie. Of dat de ziekmelding puur medisch is. 
Bij een antwoord ‘ja’ op de vraag van volledige hervatting: in het werk of privé houdt de medewerker niets tegen om te komen werken. De ziekmelding is medisch. 
Bij een antwoord ‘nee’ op de vraag van volledige hervatting: iets op of in het werk of de privé situatie maakt dat de medewerker niet aan het werk kan. Dit antwoord nodigt de werkgever uit om hierover verder in gesprek te gaan met de medewerker.
• Wat betekent je situatie voor je werk?
  Zo kom je te weten welke invloed de afwezigheid van je medewerker heeft op het werk. En wat jij als werkgever op korte (en langere termijn) moet regelen om het werk door te laten gaan.
• Ben je in staat (passend) werk te doen? Zo ja, wat voor werk is dat dan? Hoe kunnen we regelen dat je hierin kunt starten?
  Deze vraag helpt om te onderzoeken
  – of de medewerker (gedeeltelijk) inzetbaar is en
  – wat hij eventueel als belemmering ervaart. 
De werkgever is soms in staat om deze belemmeringen op te lossen.
• Wat heb je nodig om tot herstel te kunnen komen?
  Ook de medewerker moet nadenken over wat nodig is om weer aan het werk te kunnen gaan. Hij/zij weet immers het beste waarom hij/zij verminderd inzetbaar is. En wat ervoor nodig is om die inzetbaarheid te verbeteren. Daarbij, re-integratie is een taak voor medewerker en werkgever.
• Wat kun je hierin zelf en wat heb je nodig van anderen (leidinggevende, HR, collega’s, arbodienst)?
  Door deze vraag wordt de medewerker uitgedaagd om na te denken. Over wat hij zelf kan organiseren en waarbij hij hulp nodig heeft van anderen. En van wie hij daarbij ondersteuning verwacht. Schakel die anderen dan ook vooral in om de medewerker te ondersteunen.
• Hoelang denk je dat je verminderde inzetbaarheid gaat duren?
  Hiermee krijg jij een inschatting van wanneer de medewerker weer inzetbaar is. En of dit deels of helemaal inzetbaar is.
• Waar en hoe ben je bereikbaar?
  Het is goed om een samen een vervolgafspraak te maken. Het is het beste als dit een concrete afspraak is. Maar wel één die goed voelt door en voor de medewerker. De werkgever neemt hiervoor het initiatief door te vragen waar en hoe de medewerker bereikbaar is voor een vervolgafspraak. 
Een voorbeeld van zo’n afspraak is: op basis van je voorstel spreken wij af dat jij (medewerker) over twee dagen op woensdag om 10 uur telefonisch contact met mij (werkgever) opneemt.

Tips voor bij ziekmelding

Het voeren van een gesprek bij ziekmelding is niet altijd makkelijk. Daarom hier een paar tips voor een goed gesprek bij ziekmelding:

1. Maak tijd en ruimte
   Voer het gesprek in rust, zonder afleiding, plan er ook tijd voor. Plan bijvoorbeeld een belronde voor je zieke medewerkers. Een rustig telefoongesprek is vaak beter dan een gehaaste vraag aan het begin van de werkdag.
2. Let op je toon en houding
   Een open vraag werkt als je ook open overkomt. Stel je vraag gezond nieuwsgierig.
3. Stel de juiste vragen én luister vooral!
   Stiltes zijn niet erg. Laat de medewerker praten. Herhaal of vat samen wat je hoort.
4. Wees niet bang om hulp te vragen
   Je hoeft niet alles zelf op te lossen. Noteer belangrijke zaken en bespreek met HR. Meld aan je medewerker wanneer je antwoord kunt geven op de vragen.
5. Maak samen een vervolgstap
   Sluit altijd af met een concreet contactmoment. Zo blijft de verbinding.
6. Sluit het gesprek af met meeleven en betrokkenheid
   Sluit het gesprek af door je medewerker beterschap/sterkte te wensen.

Non-verbale communicatie van essentieel belang

Let bij een open gesprek op je non-verbale communicatie. Dit zijn alle manieren om een boodschap over te brengen zonder woorden te gebruiken. Bij een telefonisch gesprek gaat het dan om je stemgebruik: praat je hard of zacht, snel of langzaam, ben je in het gesprek echt aanwezig of denk je al aan je volgende klus? Bij een gesprek waar je elkaar kunt zien zijn dit gezichtsuitdrukkingen, gebaren en houding, oogcontact en aanraking. Ook timing en oprechte aandacht zijn hierbij belangrijk.