Waarom goed en respectvol contact cruciaal is: de 6 redenen op een rij

Goed en respectvol contact tijdens verminderde inzetbaarheid is belangrijk. Het geeft je medewerker het gevoel van waardering en steun. Het verlaagt stress en geeft een gevoel van veiligheid. Hierdoor voelt jouw medewerker zich sneller veilig om weer aan het werk te gaan. Maar dit is niet het enige gevolg. Goed en respectvol contact met je medewerker is ook cruciaal om de volgende redenen:

1. Je bouwt vertrouwen op
   Goed en respectvol contact met je medewerker is belangrijk. Dit helpt om vertrouwen op te bouwen. Een medewerker die zich betrokken voelt, zorgt voor een fijne werksfeer en krijgt meer vertrouwen in jou als leidinggevende.
2. Voor de gegeven aandacht krijg je betrokken en gemotiveerde medewerkers terug
   Een goed contact betekent aandacht. Daardoor blijft je medewerker meedoen en interesse tonen in de organisatie. De medewerker voelt waardering en blijft op de hoogte van wat er speelt op de werkvloer.
3. Je bent op de hoogte van de situatie, dat creëert wederzijds begrip
   Als je regelmatig contact houdt, weet je hoe het écht gaat met je medewerker. Actief luisteren en duidelijke communicatie zorgen daarbij voor wederzijds begrip. Dit voorkomt misverstanden.
4. Je versterkt de arbeidsrelatie
   Een goed contact zorgt voor een goede relatie op de werkvloer. Dit bevordert een fijne werksfeer. Het helpt om samen oplossingen te vinden. Het maakt de samenwerking bij terugkeer makkelijker. Én het geeft een gevoel van veiligheid op de werkplek.
5. Je verkleint de kans op langdurig verzuim
   Door een goed contact merk je eerder dat er iets niet goed gaat. Zo kun je op tijd hulp bieden. Je voorkomt dat kleine problemen groter worden. En dat helpt om langdurige uitval te voorkomen.
6. Je helpt bij een goede terugkeer
   Een goed contact maakt de terugkeer naar de werkvloer makkelijker. Samen kijk je naar een passende terugkeer en maak je een plan van aanpak. Daardoor voelt de medewerker zich gesteund. Dat maakt de terugkeer naar het werk minder spannend en beter voorbereid. Het re-integratieproces verloop soepeler.

Zo houd je het gesprek respectvol en positief

Dit zijn de adviezen voor een respectvol en positief contact met je medewerker:

1. Toon medeleven
   Laat je medewerker weten dat je zijn/haar situatie begrijpt en dat je er bent om te ondersteunen. Je legt je medewerker geen druk op.  
Bedenk dat een zieke medewerker soms niet in staat is een goed gesprek te voeren. Ook het denken aan werk of zaken regelen voor werk is soms lastig.  
Laat de zieke medewerker in zijn/haar waarde. Dit zorgt ervoor dat jullie relatie goed blijft.
2. Maak duidelijke afspraken
   Bespreek samen hoe vaak en op welke manier jullie contact zullen hebben. Hierdoor weet de medewerker waar hij/zij aan toe is. Houd contact op een manier die de medewerker prettig vindt, bijvoorbeeld via e-mail of telefoon. Respecteer de grenzen, de ziekte en beperkingen van de medewerker. Zo voorkom je misverstanden
3. Respecteer de gemaakte afspraken
   Houd je aan de afgesproken contactmomenten en andere afspraken over contact, herstel en re-integratiemogelijkheden.
4. Bied ondersteuning
   Vraag hoe je kunt helpen bij het herstel en bied praktische ondersteuning aan. Dit zijn bijvoorbeeld aanpassingen op de werkplek, minder taken/meer tijd of flexibele werktijden. Sluit hierbij aan bij wat voor de medewerker mogelijk is. We noemen dit ook ontziemaatregelen.
5. Vraag of je medewerker naar kantoor kan komen
   Je kunt je medewerker vragen of hij of zij naar kantoor wil komen, of een andere geschikte plek. Je kunt dit niet eisen. Overweeg dit alleen als dit daadwerkelijk toegevoegde waarde kan hebben: bijvoorbeeld wanneer er nog benutbare mogelijkheden zijn die ook echt ingezet kunnen worden.  
De medewerker bepaalt zelf of dit haalbaar is. Plan hiervoor samen een geschikt moment in. Doe dit dus in goed overleg met de medewerker. 
Bij kort verzuim heeft naar kantoor komen doorgaans geen toegevoegde waarde. 
Als een medewerker echter al langere tijd volledig arbeidsongeschikt is, kan een gesprek op kantoor wél zinvol zijn. Het kan bijdragen aan het contact met collega’s en de werkgever. Uiteraard geldt dit alleen als de medische beperkingen het toelaten.
6. Let in het gesprek op je non-verbale communicatie.
   Dit zijn alle manieren om een boodschap over te brengen zonder woorden te gebruiken. Het gaat dan om dingen als gezichtsuitdrukkingen, gebaren en houding, oogcontact en aanraking. Ook je toon, timing en oprechte aandacht zijn hierbij belangrijk.

Zo voer je een goed en respectvol verzuimgesprek

Goed contact vormt de basis van ieder verzuimgesprek. Het vraagt om rust, aandacht en een houding die laat zien dat je echt luistert. Met deze praktische tips geef je dat contact op een respectvolle en effectieve manier vorm:

1. Maak tijd en ruimte
   Voer het gesprek in rust, zonder afleiding. Plan er ook tijd voor. Plan bijvoorbeeld een belronde voor je zieke medewerkers. Een rustig telefoongesprek is vaak beter dan een gehaaste vraag aan het begin van de werkdag. Hiermee laat je je medewerker zien dat deze jouw tijd waard is.
2. Let op je toon en houding 
   Een open vraag werkt als je ook open overkomt. Stel je vraag gezond nieuwsgierig. 
Spreek in een rustig tempo. Dan komt de boodschap het beste over.  
Maak oogcontact en neem een open houding aan. Ga ontspannen het gesprek in. Leun een klein beetje naar voren, dan kom je geïnteresseerd en positief over. Probeer om niet met je armen over elkaar te zitten. Je komt dan autoritair over.
3. Stel de juiste vragen én luister vooral! 
   Stiltes zijn niet erg, soms zeggen ze zelfs erg veel. Stel open vragen en laat de medewerker praten. Herhaal of vat samen wat je hoort.
4. Wees niet bang om hulp te vragen
   Je hoeft niet alles zelf op te lossen. Noteer belangrijke zaken en bespreek met HR. Laat de medewerker weten wanneer jij antwoord op vragen verwacht.
5. Maak samen een vervolgstap
   Sluit altijd af met een concreet contactmoment. Spreek af wie van jullie contact opneemt en hoe. Zo blijft de verbinding.