Hieronder staan de belangrijkste regels en acties in de Wet Verbetering Poortwachter. Voor middellang verzuim gaat het specifiek over de eerste drie acties. De andere acties worden hier ook genoemd omdat een dossier moet worden opgebouwd.

• Dag 1 ziekmelden: jij krijgt van jouw medewerker op de eerste dag van ziekte de ziekmelding. Jij meldt de ziekmelding daarna, indien afgesproken, bij de bedrijfsarts of arbodienst.
• Week 6 Probleemanalyse: de bedrijfsarts stelt op jouw verzoek een Probleemanalyse op. Hierin staat wat de beperkingen van de medewerker zijn en welk werk (nog) wel mogelijk is.
• Week 8 Plan van aanpak: Uiterlijk in week 8 stel je samen met je medewerker een Plan van aanpak op. Hierin leggen jullie vast welke stappen worden gezet voor de re-integratie, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer er wordt geëvalueerd. Er wordt hierbij ook gekeken naar mogelijkheden voor aangepast werk. HR heeft hierbij vaak een coördinerende rol. 
Regelmatige evaluatie en goed contact zijn van groot belang. Gedurende het eerste ziektejaar moet je regelmatig evalueren. Waar nodig stel je het Plan van aanpak bij. Kijk hierbij vooral ook naar de mogelijkheden voor aangepast of ander werk binnen de organisatie. Het beste is om dit samen met je medewerker te doen.
• Week 42 De 42e weeks melding: Jij meldt jouw medewerker langdurig ziek bij UWV. Dit moet uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek. Jouw medewerker is dan ruim 9 maanden ziek en nog steeds (deels) arbeidsongeschikt.
• Week 52: Eerstejaarsevaluatie: jij maakt samen met je medewerker een Eerstejaarsevaluatie. Hierin staat hoe het tot nu toe gaat met het re-integratieproces. Dit gebeurt als je medewerker bijna 1 jaar (52 weken) ziek is. 
Als werkgever vraag je dan ook een arbeidsdeskundige onderzoek aan. De arbeidsdeskundige brengt de mogelijkheden tot werk voor de medewerker in kaart.
• 1e spoor: Bij re-integratie in het eerste spoor kijk je altijd eerst naar terugkeer in het eigen werk. Is dat niet mogelijk, dan zoek je naar ander passend werk binnen de organisatie. Een arbeidsdeskundige kan helpen bij het beoordelen van deze mogelijkheden. Als het volgens de bedrijfsarts mogelijk is dit aangepaste werk uit te voeren, moet jouw medewerker hieraan meewerken. Tegen het einde van het eerste ziektejaar wordt in ieder geval onderzocht welke werkzaamheden passend zijn. Dit is ook ter voorbereiding op een eventuele WIA-aanvraag en om een loonsanctie te voorkomen.
Als werkgever blijf je tot einde tweede ziektejaar kijken naar mogelijkheden binnen het eerste spoor.
• 2e spoor: Soms is het niet mogelijk om terug te keren bij de eigen werkgever. Dan moet je samen met je medewerker kijken naar werk bij een andere werkgever. Dit is verplicht en heet re-integratie 2e spoor. Je kunt hiervoor een re-integratieadviseur (intern of extern) inschakelen. Dit proces moet uiterlijk na één jaar ziekte starten. Dit is een ingrijpend moment voor de medewerker en kan gevoelens van rouw en verlies oproepen. Er wordt tegelijk ook veel van je medewerker gevraagd: opnieuw beginnen in een nieuwe omgeving maar ook aandacht houden voor werk bij eigen werkgever. Samen met lopende behandelingen kan dit belastend zijn voor een medewerker. Re-integreren is hard werken, zowel fysiek als mentaal.
• Week 88 WIA aanvraag: als je medewerker nog steeds ziek is, krijgt deze een brief van UWV. Daarin staat wat hij moet doen om een recht op een WIA-uitkering te krijgen. Jij krijgt als werkgever een kopie van deze brief. In deze week ga jij je voorbereiden op het inleveren van het re-integratieverslag. Dit verslag bevat de volgende onderdelen:
  • Probleemanalyse (uit week 6) inclusief eventuele actuele onderdelen
  • Het Plan van Aanpak (uit week 8)
  • Verslagen van de voortgangsgesprekken
  • Bijstelling en evaluaties
  • Eerstejaarsevaluatie (uit week 52)
  • Eindevaluatie
• Week 91 Eindevaluatie: hierin geven jij en je medewerker aan hoe het traject is gegaan. Hiervoor gebruik je het Actueel oordeel van de bedrijfsarts of arbodienst. Dat is een oordeel van hoe het nu met je medewerker gaat.
• Week 104 Loondoorbetaling stopt: de werkgever betaalt het loon maximaal 104 weken door. Hierna stopt de loondoorbetaling bij ziekte. Dit geldt alleen als je voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd.

Als de medewerker na twee jaar nog niet volledig aan het werk is, beoordeelt UWV of er voldoende re-integratie-inspanningen zijn gedaan. Door werkgever én medewerker. UWV kijkt daarbij of alle verplichte stappen zijn doorlopen en of beide partijen zich aantoonbaar hebben ingezet.
Bij onvoldoende inspanning kan UWV een sanctie opleggen aan de werkgever. Meestal is dit een verlenging van de loondoorbetaling.

Ook een medewerker kan een sanctie krijgen als die onvoldoende meewerkt aan de re-integratie. Dit kan in de vorm van (tijdelijk) niet doorbetalen van het loon. Voor meer informatie: Samen werken aan re-integratie | UWV

Een deskundigenoordeel van UWV kan helpen om vragen over de re-integratie te beantwoorden. Het gaat dan om vragen als:

• Kan de werknemer zijn eigen werk weer doen? UWV beoordeelt of de medewerker op een bepaalde datum zijn of haar eigen werk volledig kan hervatten, zonder aanpassingen.
• Is het aangeboden werk passend? UWV beoordeelt of het werk dat de medewerker wil doen, passend is gezien de beperkingen.
• Doet de werknemer genoeg aan re-integratie? Hier beoordeelt UWV of de medewerker voldoende meewerkt aan zijn of haar re-integratieverplichtingen.
• Doet de werkgever genoeg aan re-integratie?
• Kan frequent ziekteverzuim worden verminderd? Hier beoordeelt UWV of het mogelijk is om frequent ziekteverzuim binnen 26 weken te verminderen door aanpassing van het werk of herplaatsing, eventueel met scholing.

Het behandelen van een deskundigenoordeel duurt soms lang. Houd hier rekening mee als je een deskundigenoordeel wilt aanvragen. Meer informatie over de stappen en verplichtingen vind je in bijlage IXA Gezondheidsbeleid van de CAO. Ook staan de verschillende stappen uitgelegd op de website van UWV (Werkwijzer Poortwachter: een quick start | UWV).