Je mag dus niet vragen naar:

1. Medische details (aard en oorzaak van de ziekte)
   De medewerker heeft het recht om zijn ziektebeeld niet te melden. Het staat de medewerker vrij om hier wél uit eigen beweging over te vertellen.
2. Diagnose en behandeling
   Je mag geen diagnose stellen, geen behandeling voorstellen en geen mening uitspreken over de klachten die je medewerker ervaart.

Je mag wél vragen naar de mogelijkheden om weer aan het werk te gaan. Dit kan in eigen of passend werk. Wees hierin zorgvuldig en laat de medewerker zoveel mogelijk zelf met voorstellen komen. Dat vergroot de kans op intrinsieke motivatie bij de medewerker. Als werkgever maak jij structureel tijd vrij om de medewerker te ondersteunen waar nodig.

Om je medewerker goed te ondersteunen zijn de volgende stappen behulpzaam:

1. Heb regelmatig contact met je medewerker en stel open vragen in het gesprek
   Bel wekelijks met je medewerker vanaf de tweede ziekteweek om op de hoogte te blijven van de situatie en zijn herstelproces.
   Stel open vragen in het gesprek: dit zijn vragen die starten met wie, wat, waar, wanneer, hoe. Deze vragen kunnen niet met ja of nee worden beantwoord. Open vragen helpen je medewerker om zelf actief te blijven meedenken over diens situatie en de volgende stappen. Ze geven regie aan de medewerker en kunnen waardevolle informatie opleveren.Je kunt in de gesprekken met je medewerker de volgende vragen stellen:
   1. Hoe gaat het met je?
      Hiermee toon je interesse in je medewerker.
   2. Hoe gaat de uitvoering van je Plan van Aanpak?
      De vraag richt zich op het verloop van het herstelproces. Deze vraag is belangrijk omdat het maken van een plan nog niet betekent dat de uitvoering ook volgens plan gaat verlopen. Er kunnen meevallers zijn maar ook tegenvallers.
   3. Heb je het gevoel zelf in regie te zijn?
      Deze vraag gaat vooral over de wijze waarop je medewerker zich eigenaar voelt en zich in staat voelt om ‘grip te hebben’. Dit geeft een goede energie en draagt bij aan veerkracht en het versterken van werkvermogen.
   4. Wat heb je nog van mij of anderen nodig om terug te komen op je werk?
      Het is belangrijk je medewerker te blijven uitnodigen om na te denken over wat nodig is om weer aan het werk te kunnen gaan. Hij weet immers het beste waarom hij verminderd inzetbaar is. En wat ervoor nodig is om die inzetbaarheid te verbeteren. Weer tot blijvende inzetbaarheid komen via re-integratie is een taak voor medewerker en werkgever samen.
   5. Wanneer denk je dat je weer volledig en duurzaam inzetbaar bent?
      Hiermee krijg jij een inschatting van:
      • wanneer de medewerker weer verwacht duurzaam inzetbaar te zijn
      • of dit realistisch en haalbaar is.
   6. Waar en hoe blijven we in gesprek?
      Het is goed om samen een vervolgafspraak te maken. Doe dit na afloop van elk gesprek tussen jou en je medewerker. Het is het beste als dit een concrete afspraak is. Maar wel één die goed voelt voor de medewerker. Jij neemt hiervoor als werkgever het initiatief door te vragen waar en hoe de medewerker bereikbaar is voor een vervolgafspraak. Een voorbeeld van zo’n afspraak is: op basis van je voorstel spreken wij af dat jij (medewerker) over een week op woensdag om 10 uur telefonisch contact met mij (werkgever) opneemt. Vergeet niet van elk contact een kort verslag met afspraken te maken voor het re-integratiedossier!

   Weet ook wat je wel en niet mag vragen.

2. Bied ondersteuning
   1. Gaat het herstel niet zoals verwacht? Bespreek dit dan met je medewerker. Doe dit op basis van de beperkingen en mogelijkheden. Vraag je medewerker hoe lang hij verwacht niet te kunnen werken. Maar ook wanneer deze wel weer kan werken.
   2. Bied ondersteuning aan de medewerker, zoals informatie over ziekteverlof, andere vormen van verlof, rechten, plichten en re-integratiemogelijkheden.
   3. Zorg voor een open communicatie. Zo kan de medewerker vragen en zorgen bespreken.
   4. Maak een afspraak met de medewerker wanneer deze zich na een week nog niet hersteld heeft gemeld. Informeer de medewerker hierover.
3. Informeren van de bedrijfsarts
   1. Zorg ervoor dat de arbodienst voor zover nodig op de hoogte blijft van de voortgang.
   2. Plan indien nodig een afspraak in bij de bedrijfsarts of arbodienst. Geef door welke vragen jij hebt.
4. Voorbereiding op het Plan van Aanpak
   1. Verzamel alle informatie en denk na over mogelijke re-integratiemaatregelen.
   2. Neem alvast het plan van aanpak van UWV door. Daarin staat wat er in de komende weken nodig is voor het opstellen van jullie Plan van Aanpak.
5. Documentatie
   1. Houd alle communicatie, afspraken en stappen goed gedocumenteerd. Leg deze vast in het re-integratiedossier.
   2. Bewaar alle relevante documenten en correspondentie.

Het voeren van een re-integratiegesprek is niet altijd makkelijk, vooral niet wanneer het proces even moeizaam verloopt. Daarom hier een paar tips voor een goed gesprek:

1. Maak tijd en ruimte
   Voer het gesprek in rust, zonder afleiding, plan de tijd in je agenda. Plan bijvoorbeeld een belronde voor je zieke medewerkers. Een rustig telefoongesprek is vaak beter dan een gehaaste vraag aan het begin van de werkdag. Overweeg ook om met medewerkers fysiek af te spreken op een neutrale plek, bij hen thuis of bijvoorbeeld een wandeling te maken.
2. Let op je toon en houding
   Een open vraag werkt als je ook open overkomt. Stel je vraag gezond nieuwsgierig en vanuit een positieve intentie.
3. Stel de juiste vragen én luister vooral!
   Stiltes zijn niet erg. Laat de medewerker praten. Herhaal of vat samen wat je hoort.
4. Wees niet bang om hulp te vragen
   Je hoeft niet alles zelf op te lossen. Noteer belangrijke zaken en bespreek met HR. Meld aan je medewerker wanneer je antwoord kunt geven op de vragen.
5. Maak samen een vervolgstap
   Sluit altijd af met een concreet contactmoment. Zo blijft er verbinding.

Gratis workshop Verzuimgesprekken Voeren

Heb je het bovenstaande gelezen en wil je aan de slag met het verbeteren van je verzuimgesprekken? Als werkgever of leidinggevende speel je een belangrijke rol in het re-integratieproces. In de gratis Workshop Verzuimgesprekken Voeren krijg je praktische handvatten om deze gesprekken open en doelgericht te voeren.

Meer informatie en aanmelden