Het voeren van een re-integratiegesprek is niet altijd makkelijk. Soms is het lastig om te zorgen dat het contact positief is en blijft. Deze adviezen helpen je hierbij:

1. Maak tijd en ruimte
   Voer het gesprek in rust, zonder afleiding. Plan hiervoor ook tijd in. Plan bijvoorbeeld een belronde voor je zieke medewerkers. Een rustig telefoongesprek is vaak beter dan een gehaaste vraag aan het begin van de werkdag. Hiermee laat je je medewerker zien dat deze jouw tijd en aandacht waard is.
2. Toon medeleven
   Laat je medewerker weten dat je begrip hebt voor de situatie en dat je wilt ondersteunen. Leg geen druk op herstel of werk. Houd er rekening mee dat een zieke medewerker soms niet in staat is een goed gesprek te voeren. Ook nadenken over werk of het regelen van zaken kan lastig zijn.
   Door je medewerker in zijn of haar waarde te laten, blijft de relatie goed.
3. Stel de juiste vragen én luister vooral
   Stel open vragen en geef de medewerker ruimte om te praten. Stiltes zijn niet erg; ze kunnen juist veel zeggen. Luister actief, herhaal wat je hoort en vat het gesprek samen.
4. Let in het gesprek op je non-verbale communicatie
   Non-verbale communicatie is alles wat je overbrengt zonder woorden. Denk aan gezichtsuitdrukking, houding, gebaren, oogcontact en aanraking. Ook je toon, houding, timing en oprechte aandacht spelen hierin een belangrijke rol. Een open vraag werkt alleen als je ook open overkomt. Stel je vragen met oprechte, gezonde nieuwsgierigheid. Spreek in een rustig tempo en neem een open houding aan. Maak oogcontact, leun iets naar voren en ga ontspannen het gesprek in. Vermijd een gesloten houding, zoals met je armen over elkaar zitten. Dit kan afstandelijk of autoritair overkomen.
5. Maak duidelijke afspraken, ook over het vervolg
   Bespreek samen hoe vaak en op welke manier jullie contact zullen hebben. Hierdoor weet de medewerker waar hij of zij aan toe is. Houd contact op een manier die de medewerker prettig vindt, bijvoorbeeld via whatsapp, telefoon of videobellen. Houd rekening met de grenzen, beperkingen en functionele mogelijkheden van de medewerker. Zo voorkom je misverstanden.Sluit het gesprek altijd af met een concrete vervolgstap. Spreek af wie contact opneemt, wanneer en hoe. Zo blijft er duidelijkheid en verbinding.
6. Bied ondersteuning
   Vraag hoe je kunt helpen bij het herstel en bied praktische ondersteuning aan. Denk aan aanpassingen op de werkplek, minder taken of meer tijd of flexibele werktijden. Sluit hiervoor aan bij wat voor de medewerker mogelijk is.
7. Respecteer de gemaakte afspraken
   Houd je aan de afgesproken contactmomenten en andere afspraken over contact, herstel en re-integratiemogelijkheden.
8. Vraag of je medewerker naar kantoor kan komen
   Je kunt je medewerker vragen of hij of zij naar kantoor wil komen, of naar een andere geschikte plek. Dit kun je niet verplichten.
Overweeg dit alleen als het daadwerkelijk toegevoegde waarde heeft, bijvoorbeeld wanneer er nog benutbare mogelijkheden zijn die ingezet kunnen worden. De medewerker bepaalt zelf of dit haalbaar is. Plan een afspraak altijd in overleg.
Bij langdurige volledige arbeidsongeschiktheid kan een gesprek op kantoor soms helpen om de band met collega’s en de werkgever te behouden. Dit geldt alleen als de medische beperkingen dit toelaten.
9. Wees niet bang om hulp te vragen
   Je hoeft niet alles zelf op te lossen. Noteer belangrijke zaken en bespreek deze met HR. Laat je medewerker ook weten wanneer jij antwoord op deze vragen verwacht.

Door deze adviezen te volgen zul je een prettiger gesprek met je medewerker kunnen hebben over re-integratie. Het geeft je medewerker het gevoel van waardering en steun. Het verlaagt stress en geeft een gevoel van veiligheid. Hierdoor voelt jouw medewerker genoeg vertrouwen om weer aan het werk te gaan. Maar dit is niet het enige gevolg. Dit zijn de andere positieve gevolgen:

1. Je bouwt vertrouwen op
   Door goed en respectvol contact bouw je vertrouwen op. De medewerker voelt zich gezien en serieus genomen. Dat draagt bij aan een fijne werksfeer en meer vertrouwen in jou als leidinggevende.
2. Voor de gegeven aandacht krijg je betrokken en gemotiveerde medewerkers terug
   Door aandacht te geven, vergroot je de betrokkenheid en motivatie van je medewerker. De medewerker voelt zich gewaardeerd. Hij blijft betrokken bij de organisatie en houdt zicht op wat er gebeurt op de werkvloer.
3. Je bent op de hoogte van de situatie, dat creëert wederzijds begrip.
   Als je regelmatig contact houdt, weet je hoe het écht gaat met je medewerker. Actief luisteren en duidelijke communicatie zorgen daarbij voor wederzijds begrip. Dit voorkomt misverstanden.
4. Je versterkt de arbeidsrelatie
   Goed contact versterkt de arbeidsrelatie. Het draagt bij aan een prettige werksfeer en helpt om samen oplossingen te vinden. Ook maakt het de samenwerking bij terugkeer naar werk makkelijker. Daarnaast geeft het de medewerker een gevoel van veiligheid op de werkplek.
5. Je verkleint de kans op langdurig verzuim
   Door een goed contact merk je eerder dat er iets niet goed gaat. Je kunt dan tijdig ondersteuning bieden en voorkomen dat kleine problemen groter worden. Dit verkleint de kans op langdurig verzuim.
6. Je helpt bij een goede terugkeer
   Goed contact maakt de terugkeer naar de werkvloer makkelijker. Samen kijk je naar een passende terugkeer en stel je een plan van aanpak op. Daardoor voelt de medewerker zich gesteund en beter voorbereid. Het maakt de terugkeer naar het werk minder spannend. Het re-integratieproces verloopt soepeler.

Wil je weten welke vragen je wel en niet mag stellen? Klik dan hier voor meer informatie.